Sposoby na sprawdzenie kontrahenta (w Polsce i w Unii Europejskiej) cz. 1

Gru 11, 2016 | PRAWO GOSPODARCZE, SPÓŁKI, UMOWY | 0 komentarzy

Jak wiecie jestem zwolenniczką „zapobiegania niż leczenia”. I co jakiś czas będę Was tą zasadą męczyć, po to by Wam weszła w krew. Jednak nie dlatego, że chcę coś na Was wymusić, ale dla Waszego bezpieczeństwa. Maksyma ta ma zastosowanie nie tylko w życiu osobistym, ale właśnie przede wszystkim w biznesie, a w szczególności, jeśli chodzi o sprawy prawne. Żaden zapracowany biznesmen nie ma czasu na studiowanie prawa. To zrozumiałe. Zresztą nie musi, ma od tego prawników. Zdaję sobie jednak sprawę, że nie każdy w budżecie firmowym ma zarezerwowaną pozycję „usługi prawne” i właśnie dla tych osób jest ten artykuł. Przyda on się również tym, którzy chcą nabyć wartościową wiedzę, którą można wykorzystać w każdej chwili, przy każdej transakcji, bez potrzeby ingerencji prawnika.

Pewna historia

Opowiem Wam ciekawą, a zarazem smutną historię, z którą przyszedł do mnie jeden z klientów. Pan Adam prowadził firmę produkcyjną od wielu lat. Nigdy nie korzystał z prawnika, bo Pani Basia, która była administratorką biura zawsze rozwiązywała wszelkie problemy na bieżąco. Jak się okazało – czasem się udawało wyjść bez szwanku, ale w tym przypadku – jak się okazało – w tym kluczowym – było inaczej. Pan Adam rozwijał swoją firmę w formie działalności gospodarczej, nie miał rozdzielności majątkowej z żoną. Z racji tego, że od dłuższego czasu bardzo dobrze szedł mu interes, wyjeżdżał na targi branżowe w poszukiwaniu nowych klientów. Na jednym z takich wydarzeń poznał firmę Pana Piotra. Pan Piotr był bardzo eleganckim mężczyzną, w garniturze skrojonym na miarę, z dobrym zegarkiem na ręku. Wyposażenie jego stoiska a potem biura, wskazywało na to, że to poważny gracz na rynku. Oczywiście Pan Adam nie zadał sobie trudu, żeby poszperać w Internecie w poszukiwaniu informacji na temat tego Pana i jego firmy. Po kilku dnia doszło do podpisania umowy (pomijam konstrukcję tej umowy i jej treść pełną błędów i znamion nieważności. ale to już temat na kolejny artykuł). Gdy Pan Adam wykonał swoją część zobowiązania, tj. wyprodukował towar i go dostarczył do klienta, Pan Piotr rozpoczął zabawę w przysłowiowego „kotka i myszkę”. Zaczęło się od zgłoszenia nieprawidłowości w zamówieniu, choć żadnej winy po stronie Pana Adama nie było. Potem Pan Piotr napisał maila do Pana Adama, że zamówienie nie zostało dostarczone tam, gdzie powinno i że odezwie się w przyszłym tygodniu, bo teraz wyjeżdża na targi do Chin.

I jak możecie się domyśleć, Pan Piotr i jego firma zniknęła tak szybko, jak się pojawiła, a jego gierki służyły wyłącznie zyskaniu na czasie.  Jak się okazało, w umowie nie było odpowiednich informacji, które powinny się tam znaleźć, nie można było również zidentyfikować, czy Pan Piotr jest właściwie Panem Piotrem. Jednym słowem nikt nie sprawdził w umowie najważniejszych informacji. Strony skupiły się na cenie i terminie. Oczywiście Pan Adam nie otrzymał zapłaty, nie otrzymał również zwrotu towaru. Czy muszę dodawać, czy zamówienie opiewało na 700.000 zł?

Ta kwota pogrążyła Pana Adama , pogrążyła również jego rodzinę, gdyż Pan Adam prowadząc działalność gospodarczą odpowiadał całym majątkiem. Dodatkowo miał wspólność ustawową z żoną, więc w zasadzie odpowiadali oboje. Firma Pana Adama musiała zwolnić 10 osobową załogę. Z przedsiębiorstwa zostały okruszki w postaci biurka i komputera Pana Adama. Resztę, cały majątek firmy został skonsumowany na VAT, podatek dochodowy, ZUSy i inne wierzytelności. Z braku załogi i sprzętu Pan Adam nie mógł się wykonywać kolejnych zleceń. Jak to mówią – „kwadratura koła”. Ten przykład z życia wzięty jest oczywiście ekstremalny. Jednak gros klientów, którzy przychodzą do mnie z podobnymi problemami nie tracą może tak dużych majątków, ale mają problemy, których przecież z łatwością można było uniknąć.

Dlaczego warto sprawdzić kontrahenta przed podpisaniem umowy?

Sprawdzenie kontrahenta powinno być absolutnym „must do” przy każdej umowie. No dobrze – przy prawie każdej umowie. Oczywiście, gdy zamawiamy np. wizytówki czy papier do ksero wiadomo, że nie będziemy sprawdzać czy kontrahent nie jest przypadkiem w upadłości i czy płaci na bieżąco swoje. Jednak kiedy mamy możliwości zawarcia poważnej transakcji warto poświęcić trochę czasu na sprawdzenie czy kontrahent jest wiarygodny, a przynajmniej czy istnieje naprawdę lub nie jest „seryjnym” naciągaczem.

Mimo, iż takie informacje można sprawdzić samemu i często za darmo lub za niewielką opłatą, rzadko kto z tego korzysta. A to takie proste. Zobaczcie sami.

  1. Internet

Nigdy nie było tak prosto, łatwo i szybko sprawdzić wiarygodność podmiotu. Bez względu czy to jest duża spółka czy jednoosobowa działalność.

W pierwszej kolejności sprawdzamy opinie w Internecie. Szukamy publikacji na temat firmy lub opinii. Bardzo często opinie (dobre czy złe) znajdziemy o podwykonawcach lub usługodawcach. To powinno dać nam do myślenia. Oczywiście zdarza się, że to konkurencja robi danej firmie tzw. „czarny PR”. W większości przypadków jesteśmy w stanie poznać, czy to pisze konkurencja czy niezadowolony klient.

Jeśli firma dba o wizerunek, jej profil może pojawić się nie tylko na Facebooku, ale również na LinkedIn. To, w jaki sposób prowadzi swoje konta firmowe w kanałach społecznościowych stanowić może również wykładnię, w jaki sposób obsługuje klienta. Nie można tego traktować jako dogmat. Zdarzają się firmy bez takich profili czy niezatrudniające specjalistów od Public Relations, a mimo to świadczą najwyższej jakości usługi i są sprawdzonym partnerem w biznesie. Jednakże o takich firmach zazwyczaj dowiadujemy się drogą marketingu szeptanego. Jeśli ktoś z naszych znajomych lub długoletnich partnerów biznesowych za kogoś ręczy – to chyba nie ma lepszej reklamy.

Zawód radcy prawnego pozwala widzieć więcej. Czasami za dużo. Czasami sytuacje, które przy najbardziej skrupulatnym, logicznym myśleniu nie miałyby racji bytu w biznesie się zdarzają. I będę was gorąco zachęcać, żeby nie iść utartymi drogami i poruszać się wedle schematu. Skoro podejmujemy ryzyko biznesowe, to po co jeszcze wystawiać się na ryzyko prawne, skoro możemy je czasami wręcz wyeliminować lub bardzo ograniczyć.  Mimo poręczeń i poleceń znajomych – co nam szkodzi upewnić się w 100%, prawda?

  1. Sprawdzenie danych w rejestrze

Mamy do dyspozycji kilka rejestrów, w których możemy sprawdzić dane o kontrahencie. Nie musimy mieć pełnych danych, żeby taką osobę wyszukać.

Jeśli nasz potencjalny partner jest osobą fizyczną prowadzącą działalność gospodarczą – zaglądamy do Centralnej Ewidencji Informacji o Działalności Gospodarczej (CEIDG). https://prod.ceidg.gov.pl/ceidg.cms.engine/ Po środku strony znajdziemy Bazę Przedsiębiorców. Klikamy i po chwili pojawia nam się strona z kryteriami wyszukiwania. Możemy wpisać tylko jedną pozycję z proponowanych – NIP, REGON, NIP spółki cywilnej, REGON spółki cywilnej, nawet numer KRS lub Nazwa firmy. Dalej – możemy poszukać przedsiębiorcę po nazwisku, imieniu, województwie, powiacie lub nawet po rodzaju działalności PKD. Zwróćcie uwagę, że poniżej jest też opcja, żeby system uwzględnił dane, które były wykreślone.

Jeśli znamy tylko nazwisko np. „Jan Kowalski” – to system może nas poprosić o zawężenie poszukiwania, np. warto dodać miasto. Poświęćmy chwilę, na to by „pobawić się” trochę tym systemem. Co ciekawe, można dzięki tej wyszukiwarce sprawdzić, czy ktoś nie zarejestrował swojej działalności pod naszym adresem lub np. jakie inne firmy mają zarejestrowaną siedzibę pod interesującym nas adresem. Możliwości jest wiele.

Wystarczy, że znamy NIP firmy, a możemy w systemie możemy znaleźć inne przydatne informacje o naszym potencjalnym kontrahencie. Przejdźmy teraz do wyników. Jeśli znaleźliśmy interesującą nas firmę z wyników możemy wywnioskować następujące informacje: oczywiście adres, numer REGON, nazwę firmy, dokładny adres, od kiedy rozpoczęło się prowadzenie działalności. Zwróci uwagę, że znajdziemy tu też datę zawieszania działalności, wznowienia i zaprzestania, jak również datę wykreślenia wpisu z rejestru. Te dane mówią dużo. Jeśli w tych, przed chwilą wymienionych rubrykach, znajdzie się konkretna data, to mamy już informację – czy ów kontrahent działa legalnie, czy ma zwieszoną działalność. Jeśli przykładowo chwali nam się, że jego firma ma 10 lat doświadczenia, a działalność pod tą firmą prowadzi 3 lata lub przez 9 lat miał zawieszoną działalność – to jest to informacja, którą trzeba wyjaśnić.

Co więcej możemy się dowiedzieć, w jakich obszarach prowadzi swoją działalność, poprzez zerknięcie na kody PKD. Jeśli przedsiębiorca wykonuje działalność w różnych sektorach, to w systemie widnieje kilka kodów. Można je rozszyfrować wchodząc na stronę www.pkd.com.pl .

Na końcu wpisu odnajdziemy równie ważne informacje – tj. przede wszystkim czy działalność jest aktywna i czy przedsiębiorca ma wspólność ustawową z małżonkiem. Szczególnie ta ostatnia informacja jest istotna. Z kilku względów. Po pierwsze powinna Wam się zapalić czerwona lampka, jeśli podpisujecie kontrakty z osobą prowadzącą jednoosobową działalność gospodarczą, która ma wspólność ustawową z małżonkiem. A alarm powinien się włączyć, jeżeli kontrakt jest na grube tysiące złotych. Wiecie, dlaczego? Dlatego – że do zaciągania takich zobowiązań po stronie przedsiębiorcy powinna być uzyskana zgoda małżonka. Uzasadnienie znajduje się w przepisach, ale – żeby to jak najprościej wytłumaczyć – to musicie wiedzieć, że wspólność ustawowa małżeńska ma to do siebie – że zaciągnięte zobowiązania przez jednego małżonka mają skutki w majątku wspólnym. Czyli jeśli, taki przedsiębiorca nie wywiąże się z zobowiązania, jego małżonek odpowiada solidarnie z przedsiębiorcą.

O tym jak podpisywać umowy z takim przedsiębiorcą i jakie są skutki nieuzyskania zgody małżonka będzie w odrębnym artykule.

Kolejne ważne pozycje we wpisie – to ewentualne zakazy, które np. zostały wyrokiem sądu ustanowione. Może to być na przykład zakaz prowadzenia działalności gospodarczej w ogóle lub zakaz prowadzenia określonej działalności. Następna pozycja to informacja dotycząca upadłości, postępowania naprawczego czy postępowania restrukturyzacyjnego. Jeśli tu się pojawią jakieś wpisy, to od razu czerwona lampka w głowie powinna się zapalić i wyć alarm na całego. O ile zmiany przepisów z początku roku 2016 dały możliwości przeprowadzenia postępowania restrukturyzacyjnego lub naprawczego – czyli takiej pomocy przedsiębiorstwu w podniesieniu się z długów i taki przedsiębiorca może być rokującym kontrahentem, tak informacje o upadłości wpisane we wpisie w CEIDG powinny prowadzić do zakończenia umów.

Kolejna część artykułu już za chwilę!