Jak uzasadnić koszty w firmie?

Kwi 18, 2017 | PODATKI, PRAWO GOSPODARCZE, SPÓŁKI | 2 Komentarze

Czy można w koszty wrzucić garnitur albo buty? Jak uzasadnić ten zakup przy kontroli Urzędu Skarbowego? Coraz częściej spotykam się z takimi pytaniami i niezwykle ciężko jest na nie odpowiedzieć jednym zdaniem. W związku z tym ten artykuł, to takie małe podsumowanie dla chcących uporządkować sobie wiedzę w tym zakresie. Po pierwsze i najważniejsze Wszystko trzeba robić z umiarem i rozsądkiem. Kiedy prowadzi się firmę budowlaną lub sklep spożywczy trudno będzie uzasadnić zakup fortepianu do firmy, prawda? Po drugie  Zasada brzmi tak: Do kosztów uzyskania przychodów zalicza się takie wydatki, które zostały poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów (art 15 ust 1. ustawy o PDOP (o podatku dochodowym). Ponadto wydatki muszą być racjonalne, ekonomicznie uzasadnione, właściwie udokumentowane oraz nie mogą być wyłączone z kosztów podatkowych na podstawie art 16 ust. 1 ww. ustawy. Po trzecie – CEL i UZASADNIENIE “(…) Uznanie danego wydatku za koszt uzyskania przychodów jest możliwe tylko wtedy, gdy z prawidłowo i rzetelnie udokumentowanych zdarzeń wynika ponad wszelką wątpliwość, że jest to wydatek celowy i racjonalnie uzasadniony. Zatem to podatnik zobowiązany jest wykazać nie tylko fakt poniesienia danego wydatku, ale także jego celowość i racjonalność. Przy ustalaniu kosztów uzyskania przychodów nie można uznać za koszt wydatków, których charakter budzi wątpliwości.” (Dyrektor Izby Skarbowej w Katowicach w interpretacji indywidualnej z 23 stycznia 2015 r., nr IBPBI/2/423-1464/14/KP)

Z kolei WSA w Krakowie w wyroku z 10 września 2013 r., sygn. akt I SA/Kr 936/13, wyjaśnił, że przez “cel”,  należy rozumieć dążenie do osiągnięcia jakiegoś stanu rzeczy, tj. przychodu, przy czym cel ten musi być widoczny. Zdaniem WSA:

“(…) Można sformułować generalny wniosek: wydatek stanowi koszt uzyskania przychodu, jeżeli służy osiągnięciu jakiegoś celu gospodarczego związanego z prowadzoną przez podatnika działalnością gospodarczą i został poniesiony w sposób racjonalny, tzn. stwarzający szansę na pozytywny wynik ekonomiczny.

(…) Działanie podatnika będzie pozbawione przymiotu “celowości”, jeżeli w chwili dokonywania wydatku istniały obiektywne przesłanki pozwalające stwierdzić, że poniesiony wydatek nie może przyczynić się do powstania lub zwiększenia przychodu. Za koszt uzyskania przychodu należy traktować te wydatki, których poniesienie przez podatnika było spowodowane racjonalnym dążeniem i obiektywną możliwością osiągnięcia przychodu, choćby sam przychód nie wystąpił. (…)”

Po czwarte – warunki do spełnienia.

Z kolei Wojewódzki Sąd Administracyjny w Gliwicach (I SA/Gl 1230/15) tłumaczy szczerzej – kiedy wydatek jest kosztem uzyskania przychodu

“Aby wydatek poniesiony przez podatnika stanowił dla niego koszt uzyskania przychodu, muszą być spełnione następujące warunki:

  • został on poniesiony przez podatnika, tj. w ostatecznym rozrachunku musi on zostać pokryty z zasobów majątkowych podatnika (nie stanowią kosztu uzyskania przychodu podatnika wydatki, które zostały poniesione na działalność podatnika przez osoby inne niż podatnik),
  • jest definitywny (rzeczywisty), tj. wartość poniesionego wydatku nie została podatnikowi w jakikolwiek sposób zwrócona,
  • pozostaje w związku z prowadzoną przez podatnika działalnością gospodarczą,
  • poniesiony został w celu uzyskania, zachowania lub zabezpieczenia przychodów lub może mieć wpływ na wielkość osiągniętych przychodów,
  • został właściwie udokumentowany,
  • nie może znajdować się w grupie wydatków, których zgodnie z art. 16 ust. 1 u.p.d.o.p. nie uważa się za koszty uzyskania przychodów.

Aby określony wydatek można było uznać za koszt uzyskania przychodu, między tym wydatkiem, a osiągnięciem przychodu musi zachodzić związek przyczynowy tego typu, że poniesienie wydatku ma wpływ na powstanie lub zwiększenie tego przychodu. Kosztami będą zarówno koszty pozostające w bezpośrednim związku z uzyskiwanymi przychodami, jak i pozostające w związku pośrednim, jeżeli zostanie wykazane, że zostały w sposób racjonalny poniesione w celu osiągnięcia przychodów, nawet wówczas, gdy z obiektywnych powodów przychód nie zostanie osiągnięty.

Po piąte – uzasadnienie jest kluczowe

Wydawałoby się łatwe i przyjemne spełnienie powyższych warunków. Całe “clue” jednak leży w odpowiednim uzasadnieniu wydatków. Zapobiegliwi opisując faktury dodają (na samej fakturze) również cel, na jaki dany wydatek został poniesiony. Warto również konsultować takie wydatki z doradcą podatkowym, który będąc na bieżąco z liniami orzeczniczymi urzędami skarbowymi pomogą lub doradzą, czy taki wydatek da się racjonalnie uzasadnić.

I na koniec po szóste – nie zawsze, to co oczywiste dla nas.. nie jest oczywiste dla fiskusa ( i sądu).

“Garnitur podobnie jak koszula i inne elementy garderoby są ze swej natury rzeczami osobistymi, których zakup nie zalicza się do kosztów uzyskania przychodu, bez względu na to czy i w jakim stopniu są używane w trakcie wykonywanej działalności. Wydatki na ten cel są wydatkami ściśle osobistymi, związanymi z realizacją osobistych potrzeb, niezależnie od prowadzonej działalności, bądź wykonywanej pracy.”

Cały wyrok w sprawie garnituru można przeczytać tutaj: Wyrok NSA garnitur a koszty

Jeśli potrzebujesz konsultacji z doradcą podatkowym – napisz do nas

 

Chcesz być na bieżąco?

ZAPISZ SIĘ DO
NASZEGO NEWSLETTERA